Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable

SINE SAS, que opera la plataforma Occlus, es responsable del tratamiento de los datos descritos en la sección 4 como «comerciales», de usuarios y de clínicas. Contacto: Ricardo Algarin, rijaal1989@gmail.com.

2. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la Ley 2300 de 2023 sobre contacto comercial. Para historias clínicas aplican, además, la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999, la Resolución 839 de 2017 y la Ley 2015 de 2020.

3. Nuestro papel frente a los datos de pacientes

Cada clínica que usa Occlus es la responsable de los datos de sus pacientes: decide para qué se recogen y obtiene su autorización. Occlus actúa como encargado: los almacena y procesa por cuenta de la clínica, bajo sus instrucciones y con las medidas de seguridad de la sección 9. Si eres paciente y quieres ejercer tus derechos, dirígete primero a tu clínica; nosotros colaboramos con ella para atender tu solicitud.

4. Datos que tratamos y para qué

• Solicitudes comerciales (formulario y chat Occlu)

  Datos: Nombre, correo, teléfono (opcional), clínica, tamaño del equipo, plan de interés y mensaje.

  Finalidad: Responder tu consulta, coordinar una demostración y hacer seguimiento comercial.

• Usuarios de la plataforma

  Datos: Nombre, correo, rol, registro profesional y firma (si el usuario los carga), registros de acceso y sesiones.

  Finalidad: Autenticar, controlar permisos, firmar documentos clínicos y proteger la cuenta.

• Clínicas clientes

  Datos: Razón social, datos de contacto, sedes, plan, suscripción y datos de facturación.

  Finalidad: Prestar el servicio, facturar y cobrar la suscripción.

• Datos de pacientes de cada clínica

  Datos: Identificación, contacto, historia clínica, odontograma, imágenes, consentimientos, citas, tratamientos y pagos.

  Finalidad: Los define la clínica. Occlus solo los almacena y procesa por cuenta de ella.

5. Datos sensibles y de menores

Los datos de salud son sensibles. Su suministro es facultativo y solo se tratan dentro de la clínica que atiende al paciente, con su autorización o la de su representante legal. Cuando el paciente es menor de edad, la clínica debe obtener la autorización de sus padres o representantes y velar por el interés superior del menor. No incluyas datos clínicos ni de pacientes en el formulario comercial ni en el chat de Occlu.

6. Tus derechos

Como titular tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios y garantías legales, y no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

7. Cómo ejercerlos

Escribe al correo de contacto indicando tu nombre, un medio para responderte y lo que solicitas. Verificaremos tu identidad antes de modificar o eliminar información. Responderemos las consultas en máximo 10 días hábiles (prorrogables por 5 más) y los reclamos de corrección, actualización, supresión o revocatoria en máximo 15 días hábiles (prorrogables por 8 más), informándote el motivo de la prórroga. Si no estás conforme con la respuesta, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado este trámite.

8. Cuánto tiempo conservamos los datos

Solicitudes comerciales

Plazo por definir por el responsable antes de la publicación; hasta entonces no se eliminan automáticamente.

Historias clínicas y soportes de atención

Las conserva la clínica (responsable) por el tiempo que ordena la normatividad de salud, hoy 15 años (5 en archivo de gestión y 10 en archivo central, Res. 1995 de 1999 y Res. 839 de 2017). Occlus no las elimina antes de ese plazo por iniciativa propia.

Registros contables y de facturación

El tiempo que exija la ley comercial y tributaria (por regla general 10 años).

Registros de acceso y auditoría

Se conservan mientras sirvan para la seguridad y la trazabilidad de la información clínica.

Copias de seguridad

Rotación automática; las eliminaciones se reflejan en las copias cuando estas vencen (hasta 35 días).

Cuando la finalidad termina y no hay deber legal de conservar, eliminamos los datos o los anonimizamos.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: conexión cifrada (HTTPS), información separada por clínica con control de acceso a nivel de base de datos, permisos por rol, sesiones que pueden revocarse, auditoría de cambios en la información clínica y copias de seguridad. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo gestionaremos y lo informaremos a la autoridad y a los afectados cuando corresponda.

10. Terceros y transferencias

Para prestar el servicio usamos proveedores que actúan como encargados o subencargados. Algunos pueden procesar datos fuera de Colombia, en países que ofrecen niveles adecuados de protección o con las garantías que exige la ley:

• Amazon Web Services (AWS). Alojamiento de la aplicación, la base de datos y los archivos.
• Meta (WhatsApp Business). Envío de recordatorios, solo si la clínica lo activa.
• Dataico. Facturación electrónica ante la DIAN, solo si la clínica lo activa.
• Wompi y ePayco. Procesamiento de pagos de la suscripción.

No vendemos datos personales.

11. Cookies y métricas

La aplicación usa una cookie de sesión necesaria para iniciar sesión, y recuerda tu preferencia de tema. No usamos cookies de publicidad. Si se habilitan métricas del sitio, solo cuentan vistas por página y día, sin identificar visitantes, IP ni consultas de URL. El chat de Occlu guarda la conversación únicamente en la pestaña de tu navegador hasta que la cierras, salvo que decidas enviar tus datos a un asesor.

12. Contacto comercial

Solo te contactaremos con fines comerciales si nos diste tu autorización, por los medios y en los horarios permitidos por la Ley 2300 de 2023. Puedes pedir que dejemos de contactarte en cualquier momento.

13. Cambios

Publicaremos aquí cualquier cambio sustancial, con su fecha. Si afecta la finalidad del tratamiento, volveremos a pedir tu autorización cuando la ley lo exija.